Política de tratamiento de datos personales

1. Identificación del responsable

Life Alliance Group (en adelante «LAG») es una empresa privada colombiana domiciliada en Cali, Valle del Cauca, Colombia, dedicada a la tercerización administrativa de la afiliación y la liquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral para trabajadores independientes y empresas. LAG actúa como responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política.

Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 —que compiló el Decreto 1377 de 2013— y de las demás normas que los modifiquen o complementen.

2. Definiciones

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible

Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación: entre otros, los datos de salud, los datos biométricos y los relativos a la vida sexual.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable del tratamiento

Quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos. En esta política, LAG.

Encargado del tratamiento

Quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.

Aviso de privacidad

Comunicación que se pone a disposición del titular para informarle sobre el tratamiento de sus datos y la forma de acceder a esta política.

Transmisión

Envío de datos a un encargado, dentro o fuera del país, para que realice el tratamiento por cuenta del responsable.

Transferencia

Envío de datos a un receptor que actúa como responsable del tratamiento.

3. Ámbito de aplicación

Esta política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de LAG, sin importar el canal por el cual se hayan recolectado: el sitio web https://lifealliance.group, formularios en línea, WhatsApp, llamadas telefónicas, correo electrónico, redes sociales, campañas publicitarias, referidos, contratos de vinculación y documentos entregados en físico.

Aplica a los datos de clientes y prospectos, de sus beneficiarios, de empleados y contratistas de LAG, y de proveedores y aliados comerciales.

4. Principios que aplicamos

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la ley.
• Finalidad: el tratamiento obedece a finalidades legítimas e informadas al titular.
• Libertad: solo tratamos datos con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: garantizamos al titular el derecho a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo son accesibles al titular, a las personas autorizadas por él o por la ley, y a los encargados.
• Seguridad: adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento están obligados a reserva, incluso después de terminar su vínculo con LAG.

5. Datos personales que tratamos

6. Finalidades del tratamiento

6.1. Finalidades comerciales y de atención

• Atender solicitudes de información, cotizaciones y diagnósticos gratuitos.
• Contactar al titular por WhatsApp, llamada telefónica, mensaje de texto o correo electrónico para dar seguimiento a su solicitud.
• Elaborar propuestas de servicio y liquidaciones estimadas de aportes.
• Enviar comunicaciones comerciales, novedades normativas del sistema de seguridad social y recordatorios de pago, con la posibilidad de solicitar en cualquier momento que dejemos de enviarlas.

6.2. Finalidades de ejecución del servicio

• Gestionar afiliaciones, traslados, novedades, inclusión de beneficiarios y retiros ante las entidades del sistema que el titular elija.
• Liquidar, presentar y soportar los aportes mensuales a través de los operadores de información de la PILA.
• Custodiar y entregar soportes, certificados y planillas.
• Acompañar al titular ante requerimientos de fiscalización de aportes.

6.3. Finalidades administrativas y legales

• Facturar, recaudar, gestionar cartera y llevar la contabilidad.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control.
• Cumplir obligaciones legales de conservación documental y probatoria.
• Realizar controles internos de calidad, auditoría y capacitación, y grabar o conservar comunicaciones como soporte de las instrucciones recibidas.

6.4. Finalidades analíticas

• Medir el desempeño del sitio web y de las campañas publicitarias, de forma agregada y estadística.
• Mejorar los servicios y la experiencia de atención.

7. Autorización del titular

La autorización puede otorgarse por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su consentimiento: por ejemplo, al enviar un formulario de contacto, al iniciar una conversación de WhatsApp desde nuestros canales publicitarios o al remitir sus documentos para una afiliación.

LAG conserva prueba de la autorización y la pone a disposición del titular cuando este la solicite.

De acuerdo con la ley, no se requiere autorización cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; cuando se trata de datos de naturaleza pública; en casos de urgencia médica o sanitaria; para el tratamiento autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos; o cuando se trata de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. Tratamiento de datos sensibles

LAG solo trata datos de salud cuando: (i) el titular ha dado su autorización explícita; (ii) el dato es indispensable para ejecutar la afiliación, la novedad o el trámite encomendado ante la EPS, la ARL o el fondo de pensiones; y (iii) el tratamiento se limita a esa finalidad concreta.

Si el titular decide no autorizar el tratamiento de un dato sensible, LAG se lo informará y, cuando la entidad receptora exija ese dato, el trámite correspondiente no podrá completarse. Esa circunstancia no genera responsabilidad para LAG.

9. Datos de niñas, niños y adolescentes

El tratamiento de datos personales de menores de edad está prohibido, salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública o cuando el tratamiento responda y respete el interés superior del menor y sus derechos fundamentales. En esos casos, LAG exige la autorización del representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado según su madurez.

LAG trata datos de menores exclusivamente para incluirlos como beneficiarios en el sistema de seguridad social a solicitud de su representante legal. Quien entrega esos datos declara que ostenta la representación legal del menor o que cuenta con la autorización de quien la ostenta.

10. Transmisión y transferencia de datos

La prestación del servicio implica necesariamente entregar datos del titular a terceros. LAG transmite y transfiere únicamente los datos necesarios, y solo a:

Algunos proveedores tecnológicos están ubicados fuera de Colombia. En esos casos, LAG exige contractualmente estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los de esta política. LAG no vende datos personales ni los cede a terceros con fines comerciales ajenos al servicio.

11. Derechos del titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LAG, especialmente cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que LAG ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando la Superintendencia determine que hubo conducta contraria a la ley, o cuando no exista deber legal o contractual que obligue a conservarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Los derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes acreditados, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro.

12. Deberes de LAG

• Garantizar al titular el ejercicio pleno y efectivo de su derecho de habeas data.
• Conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Actualizar, rectificar o suprimir la información cuando corresponda, y tramitar consultas y reclamos en los plazos legales.
• Informar a los encargados cuando determinada información esté en discusión por el titular.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.

13. Procedimiento para consultas

El titular puede consultar sus datos personales escribiendo a admlifealliance@gmail.com, con el asunto «Consulta – Protección de datos personales», e indicando: nombre completo, tipo y número de documento, descripción de la consulta y canal de respuesta.

La consulta se atiende en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado el motivo y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. Procedimiento para reclamos

Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta un presunto incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo al correo admlifealliance@gmail.com, con el asunto «Reclamo – Protección de datos personales», que contenga: identificación del titular, descripción de los hechos, dirección de contacto y los documentos que quiera hacer valer.

1. Si el reclamo está incompleto, LAG lo requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá que desistió del reclamo.
2. Si LAG no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderlo en ese plazo, se informará al interesado el motivo y la fecha en que se atenderá, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15. Área responsable de la atención

El área administrativa de LAG es la responsable de la atención de consultas, reclamos y solicitudes de rectificación, actualización y supresión de datos. Canal oficial: admlifealliance@gmail.com. Canal alterno: 317 542 7062, en lunes a viernes, de 8:00 a 12:00 y de 14:00 a 17:00 (hora de Colombia).

16. Medidas de seguridad

LAG aplica medidas razonables y proporcionales al riesgo: control de acceso por perfiles a las bases de datos y a los archivos documentales; contraseñas individuales y no compartidas en los sistemas de gestión; cifrado en tránsito mediante HTTPS en el sitio web; copias de respaldo periódicas; acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y proveedores; y política de escritorio y archivo físico bajo llave para los documentos en papel.

Ninguna medida de seguridad es infalible. LAG no garantiza la seguridad absoluta de la información transmitida por canales de terceros —como redes sociales o aplicaciones de mensajería— sobre cuya infraestructura no tiene control.

17. Periodo de conservación

Los datos se conservan durante la vigencia de la relación con el titular y, terminada esta, por el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y probatorias, o para atender reclamaciones. En materia de aportes al sistema de seguridad social y de soportes contables, ese término puede extenderse por varios años conforme a la normativa aplicable. Vencidos los plazos, la información se suprime o se anonimiza de forma segura.

18. Cookies y tecnologías de seguimiento

El sitio web utiliza cookies propias y de terceros para recordar preferencias, medir audiencia y evaluar el desempeño de campañas publicitarias, incluidas herramientas de analítica y de medición de conversiones de plataformas de publicidad digital. El titular puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador; algunas funciones del sitio pueden dejar de operar correctamente si lo hace.

19. Autoridad de vigilancia

La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales, es la autoridad competente para vigilar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012. Antes de presentar una queja ante esa entidad, la ley exige que el titular haya agotado el trámite de consulta o reclamo directamente ante LAG.

20. Vigencia

Esta política rige a partir del 30 de julio de 2026 y permanece vigente mientras LAG desarrolle su actividad. Cualquier modificación sustancial se publicará en esta misma dirección y, cuando afecte la finalidad del tratamiento, se comunicará al titular antes de aplicarla.

Documentos relacionados: Aviso de privacidad · Términos y condiciones.